A gestão de redes sociais e comunicações estabelece diretrizes claras sobre como a organização e seus colaboradores devem interagir no ambiente digital, especialmente em plataformas públicas. O objetivo é proteger a imagem da empresa, manter a idoneidade e garantir que todas as comunicações estejam em conformidade com os princípios de verdade, transparência e legalidade, sem comprometer o dever de sigilo.

No que diz respeito à comunicação institucional e com o mercado, a Esri Portugal, por exemplo, determina que os contatos e publicações em redes sociais em nome da empresa só podem ser estabelecidos pela Direção Executiva e pelo responsável pela comunicação e imagem. Isso evita que informações incorretas ou não autorizadas sejam divulgadas, protegendo a reputação da empresa. A proibição de publicação de informações, confirmação ou negação de notícias e respostas a comentários públicos por parte dos demais colaboradores reforça essa centralização e controlo.

A política também se estende às comunicações internas e externas realizadas pelos colaboradores. É expressamente vedada a utilização de palavras, frases ou símbolos que possam ser considerados inadequados, ofensivos ou difamatórios. Os colaboradores são incentivados a revisar cuidadosamente o conteúdo de suas comunicações, considerando os destinatários e o potencial impacto público, para evitar constrangimentos ou prejuízos para a Esri Portugal e seus funcionários.

Embora o uso de comunicações para fins pessoais seja permitido com bom senso, ele não deve conflitar com as atividades da empresa, violar leis ou políticas internas. Isso se aplica a e-mails corporativos e ao uso da internet, onde acessos a redes sociais e plataformas de streaming são permitidos desde que não prejudiquem a infraestrutura de rede e não violem direitos de propriedade intelectual. As soluções de compartilhamento de informações peer-to-peer (P2P) e o download de conteúdos ilegais são estritamente proibidos.

Situações do dia a dia ou casos conhecidos onde essa prática é essencial: - Um colaborador publica uma opinião controversa em uma rede social usando a conta da empresa, gerando uma crise de imagem. - Um funcionário utiliza o e-mail corporativo para enviar mensagens ofensivas ou difamatórias a um colega. - Uma notícia falsa sobre a empresa é veiculada, e um colaborador, sem autorização, tenta desmentir publicamente, agravando a situação. - Uma empresa sofre um ataque de engenharia social através de um perfil falso em rede social que se passa por um colaborador autorizado.

A Esri Portugal exemplifica a implementação desta política ao centralizar a comunicação oficial em redes sociais e ao orientar seus colaboradores sobre o uso consciente e responsável de todas as ferramentas de comunicação, desde e-mails até o acesso à internet.