A proteção de dados é um pilar fundamental da segurança da informação, e sua eficácia está intrinsecamente ligada à organização da estrutura de pastas e ao gerenciamento de acessos aos arquivos da empresa. Esta é, muitas vezes, a camada mais direta e efetiva de segurança, pois quanto mais pessoas têm acesso a um arquivo ou pasta, maior se torna a sua vulnerabilidade. A implementação de um modelo de permissões baseado no princípio do privilégio mínimo é crucial, onde cada usuário e sistema tem acesso apenas aos recursos estritamente necessários para desempenhar suas funções, minimizando o risco de acesso indevido ou uso malicioso.

Uma estrutura de pastas bem organizada e com permissões configuradas corretamente garante que dados sensíveis sejam acessíveis somente por quem realmente precisa. Por exemplo, em uma empresa, o departamento financeiro deve ter acesso exclusivo aos documentos contábeis, enquanto a equipe de vendas acessa apenas dados de clientes e pedidos. Isso evita que, por um erro humano ou uma invasão pontual, informações confidenciais se tornem expostas. A auditoria regular dessas permissões é essencial para garantir que elas estejam sempre atualizadas e em conformidade com as necessidades e responsabilidades atuais dos colaboradores.

Para otimizar e controlar esses acessos, surge a ferramenta complementar do "Perfil de Usuário". Este é um documento e um processo que centraliza todas as necessidades de acesso de um usuário – a pastas, equipamentos ou sistemas específicos. O Perfil de Usuário permite que o departamento de TI defina, de forma precisa e controlada, os programas e permissões de cada indivíduo, além de manter um registro detalhado de quem solicitou tais permissões e por qual motivo. Isso não apenas simplifica a gestão de acessos, mas também torna o processo auditável, permitindo revisões e alterações conforme as mudanças nas funções ou responsabilidades dos colaboradores.

Adotar a ferramenta de Perfil de Usuário cria um canal de comunicação direto e eficiente entre o solicitante e a equipe de TI. Isso reduz retrabalhos, pois a TI aloca recursos e permissões de forma precisa, direcionando exatamente o que cada usuário necessita para sua operação diária. Por exemplo, um novo colaborador no departamento de marketing teria um perfil específico que inclui acesso a ferramentas de design, pastas de campanhas e sistemas de CRM, mas não a informações financeiras da empresa. A FJ REDEmpresa, ao implementar esse sistema, garante que todos os seus colaboradores, independentemente do nível hierárquico, tenham um perfil de acesso bem definido, facilitando a auditoria e a gestão da segurança da informação de forma proativa e eficiente.